机不离人，会议低效：员工应该“上缴”那些科技玩意吗？

看过美剧《广告狂人》的观众应该都不会忘记此场景：在公司开会时，那群广告人居然会当着客户的面“肆无忌惮”地抽烟；而在同事间的讨论会就更不用说了。我们姑且先不讨论这部背景设在纽约上世纪60年代初的电视剧是否如实反应当时的“瘾患”，但在今天公司的一般会议上，有一种“瘾患”是普遍存在的——科技瘾。开会时，有员工为了方便工作，会“堂而皇之”地将手提、平板电脑放在桌上；当然，也有“鬼鬼祟祟”在会议桌底下按手机的，管它是查收工作邮件、刷微博还是看小说。需要指出的是，很多研究都已经证明，多数人在执行多重任务时，都无法很好地胜任。而且，在精神不集中的情况下，人们大脑信息吸收的效果是极差的。而边开会，边玩弄那些科技玩意，无疑就是导致会议低效原因之一。那么，员工为何会有科技瘾？它是以何种方式存在并蔓延的呢？公司有何良策削弱其不良影响呢？成瘾的社会，科技产品的慰藉《广告狂人》中，有董事将广告经理不断吸烟的行为描述为缺乏底气的表现。而诸如烟酒等东西，在人们碰到困难、忧虑或面临压力的时候，确实有大大的舒缓作用。时至今日，依然成立。但不同的是，如果员工想在公司会议室里抽烟喝酒减压，恐怕是要在很私密的场合才合适。幸好，出现了另一替代产物——科技产品。为什么在开会的时候，我们还会时不时地玩弄一下手机、平板电脑和手提电脑呢？跟上述广告经理一样，是想逃离现实。因为现实使我们感到不自在。会议难免会让人紧张、交谈不自然。更多的，则是会议实在是无聊透顶。会议室让人浑身不自在；只要有足够理由，稍微有理性的人都是不想去开的。科技产品，可谓给了我们一个完美的出口。会议上忙碌假象：其实我在玩人人网但不幸的是，在通过这个出口传播真我感受的同时，我们却将会议搞得更低效。正如科技心理效应专家雪莉·特克尔（SherryTurkle）在其著作《一起孤独》（AloneTogether）指出“经常在课堂上打开手提电脑的学生，学习没有其他学生好”一样，在会议室里，科技的干扰同样会产生类似的消极影响。人们在同时处理多种任务时，因精力无法集中而导致信息吸收率低，这几乎已是不争的事实。开会时，我们不停地在用设备“你来我往”，假装在忙于公事。而有时，其实不过就是和同一会议室的同事交流。当然，这并不会萌生出更多的好想法，只是邮件更多。而且，看到同事不停地忙于“公事”，自己也难免陷入此种“生产力竞赛”。尽管同事可能只是在上开心网人人网，但他们看起来都好像很忙碌，很多事情要处理。这样，自己也难免会产生压力。想到收件箱中的一大堆邮件，自己怎能在开会时两手空空呢？这就容易加剧开会的“不良”风气。同时，随着会议人员投入度的降低，会带来更为严重的影响：会议低效无果。尽管与会人员只是用几秒钟看一眼电脑等设备，但在他们重新加入讨论时，都有可能发现自己已经听漏了一些东西。而为了掩饰自己的分神，通常他们都会选择沉默不语。这样，该提的问题没被提出，而好的想法和主意也都无法迸发和讨论。与会人员参与度的降低，使得会议更低产低效、更无聊无趣。接而，为了在精神上逃避这些无聊的会议，更多人借助于科技设备这个出口。从此，恶性循环就不断加复。会议的“避孕”措施既然问题已发现，第一步要做的，自然就是承认问题。无疑，科技玩意战胜了我们。想拒绝微博、微信和Instagram等应用的诱惑，确实需要很强的意志力。这些互联技术如此诱人，尽管我们的现实人际关系和工作事业已经因其而受损，但人们也无法轻易戒掉此瘾。而且，有研究表明，当人们在有压力和感到疲惫的时候，大脑对诱惑的抵抗能力就会显著降低。而压力和疲惫，简直就是工作场合的必然产物。随着科技设备的不断流行，人们的这种科技瘾的倾向只会加重。如果我们无法想出一些规章制度，情况只会越发不可收拾。因此，建议公司做好“防科技瘾”措施。尽管不少公司都已经有自己的一套会议“礼仪”要求，而且还都有提到会议上科技产品的使用原则；但在实际当中，在无人提醒的情况下，总有人会习惯性地玩玩手机。这时，与其在怨言“嘿，某某某，你的会议礼仪何在！放好你的iPhone”，还不如在会议前打趣地提醒大家做好“避孕”（避（科技）瘾）措施呢。这样的效果会好很多。悉数“收缴”与会者的设备按理，每个会议室都有专门的插座以供充电的，在会议桌中间或门背后。这些地方都是与会者伸手难以触碰的。所以，开会前，可以让大家关上设备，统一“收缴”并拿去充电——可谓一举两得。当然，将手机放在桌面上也可以；但是，人们的潜意识总会让他们反射性地去拿回来用。其实，与会者最需要拿的东西无非就是纸、笔或者便笺。至于手提电脑、iPad等其他设备，最好都不要带进场。有说带这些设备是为了做会议纪要，但其实，又有多少人是真正这样做的。所以，最好是指定专人用一台机器去做会议纪要。同时有条件的话，将纪要内容投射出来，确保每位发言人的内容都被正确记录。之后，就是该指定人负责将会议纪要分发给相关的人员。在《广告狂人》中，主角每次回到办公室准备开会前，都会先将软毡帽和大衣先挂起来——这也是入室进门的一般礼仪。同样，这个细节可供大家模仿。在开会前，公司可将员工的科技设备先统一“挂”在充电设备前。这样，既能防止科技瘾继续作恶，又能提高会议的效率，何乐而不为呢。（编译：@靓清）文章来源：http://techcrunch.com/2012/12/09/digital-hat-racks/TechCrunch